YYS Yıllık Faaliyet Raporu Nasıl Hazırlanır? Nelere Dikkat Edilmelidir?

Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikası (YYS) almak, sürecin yalnızca ilk adımıdır. Sertifikanın korunması ve statunun surdurulebilir olması, belge sonrası yükümlülüklerin eksiksiz yerine getirilmesine bağlıdır. Bu yükümlülüklerin başında, Gümrük İşlemlerinin Kolaylaştırılması Yönetmeliği'nin “İzleme” hükmü kapsamında her yıl hazırlanması gereken YYS Yıllık Faaliyet Raporu gelir.

YYS Yıllık Faaliyet Raporu Nedir?

YYS Yıllık Faaliyet Raporu, sertifika sahibi firmanın bir yıl boyunca gerçekleştirdiği dış ticaret işlemlerinin, mevzuata uyum durumunun ve YYS kapsamında yürütülen süreçlerin öz değerlendirmesini içeren bir rapordur. Rapor, firmanın kendi iç kontrol mekanizmasının bir çıktısı niteliğindedir ve Bakanlıkça talep edilmesi halinde ibraz edilir.

Raporda Neler Yer Almalıdır?

• İlgili dönemde gerçekleştirilen ithalat, ihracat, transit ve antrepo işlemlerine ilişkin istatistiki bilgiler,
• Beyannamelerde tespit edilen hata/düzeltmeler ve bunlara yönelik alınan önlemler,
• Varsa dönem içinde gerçekleştirilen sonradan kontrol veya diğer denetimlerin sonuçları,
• Mevzuat değişikliklerine uyum sağlamak amacıyla güncellenen prosedür ve talimatlar,
• Dönem içinde alınan Gümrük ve Dış Ticaret Mevzuatı ile Emniyet ve Güvenlik eğitimlerine ilişkin kayıtlar,
• Şirket yapısında, yetkililerinde veya tesislerinde meydana gelen değişiklikler.

Ne Zaman Hazırlanmalı, Ne Zaman Sunulmalı?

Rapor, her takvim yılının sonunda o yıla ait veriler esas alınarak hazırlanır. Fiziksel olarak Bakanlığa proaktif şekilde gönderilmesi zorunlu olmamakla birlikte, izleme ziyaretleri, yerinde inceleme denetimleri veya sertifika süresinin uzatılmasına ilişkin işlemlerde ibrazı istenebilir. Bu nedenle raporun her yıl düzenli olarak hazırlanıp dosyasında saklanması büyük önem taşır.

Hazırlanmamasının veya Eksik Hazırlanmasının Sonuçları

YYS statusunun korunması, yalnızca sertifika alım anındaki koşulların değil, bu koşulların sürekli olarak sağlandığının da gösterilebilmesine bağlıdır. Yıllık Faaliyet Raporu'nun hazırlanmamış olması veya istenildiğinde sunulamaması, izleme sürecinde olumsuz bir bulgu olarak değerlendirilebilir; tekrarlanan veya ciddi eksiklikler, sertifikanın askıya alınması ya da iptali sürecini tetikleyebilir.

İyi Bir Faaliyet Raporu İçin Öneriler

• Raporlama dönemini beklemeden, yıl içinde düzenli aralıklarla iç denetim yapılması,
• Dış ticaret, muhasebe, lojistik ve insan kaynakları gibi ilgili departmanlardan veri toplama sürecinin standartlaştırılması,
• Tespit edilen aksaklıkların yalnızca kaydedilmesi değil, kök nedeninin analiz edilerek prosedürlere yansıtılması,
• Bir önceki yıl raporuyla karşılaştırmalı bir değerlendirme yapılarak sürekli iyileştirmenin gösterilmesi.

ConsultSight olarak, YYS Yıllık Faaliyet Raporu'nun mevzuata uygun, eksiksiz ve savunulabilir şekilde hazırlanmasından, sertifika sürecinin genel sürdürülebilirliğine kadar danışmanlık hizmeti sunuyoruz.

Kaynaklar: Gümrük İşlemlerinin Kolaylaştırılması Yönetmeliği — Ticaret Bakanlığı